วิธีจัดเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เรียกได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ที่ผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการ ได้มีการใช้บริการสำนักงานบัญชี เพื่อเป็นการช่วยให้คุณสะดวกกับการทำบัญชีมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากการดูแลทางด้านการเงิน ยังมีเรื่องของภาษีเข้ามาเกี่ยวข้องอีกด้วย
สำหรับใครที่กำลังจ้างสำนักงานบัญชี แต่ไม่รู้ว่าต้องมีการเตรียมเอกสารอะไรบ้าง อาจทำให้การส่งเอกสารอาจขาดหรือเกิน จนเสียเวลาในการทำงานมากยิ่งขึ้น เพราะต้องคอยเช็กกับทางสำนักงานบัญชีอยู่เป็นประจำ วันนี้ นรินทร์ทอง ขอแนะนำวิธีการจัดเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพื่อเป็นการช่วยให้คุณได้รู้ว่ามีเอกสารใดบ้างที่ต้องเตรียม และแต่ละเอกสารเอาไว้ทำอะไร ถ้าพร้อมแล้วไปอ่านบทความนี้กันเลย!
สำนักงานบัญชี คืออะไร?
หากคุณเป็นผู้ประกอบการมือใหม่ ที่ไม่มีความพร้อมในการทำบัญชีเอง การจ้างสำนักงานบัญชีจึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง ที่ทำให้เรื่องของการเงินนั้นง่ายสำหรับคุณ เพราะสำนักงานบัญชีเป็นผู้ให้บริการทางด้านการเงิน บัญชี และภาษี จึงช่วยให้การทำรายรับ – รายจ่าย, งบกำไร และขาดทุน ได้รับการตรวจสอบที่ถูกต้อง ก่อนจะยื่นเอกสารส่งให้กับทางหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า, กรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม เป็นต้น
นอกจากทางสำนักงานบัญชีจะเป็นผู้ช่วย ที่ดูแลด้านการเงินของคุณแล้ว ยังสามารถเป็นที่ปรึกษาได้อีกด้วย เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่มีโอกาสเกิดขึ้นจากการทำบัญชีด้วยตัวเอง เพราะการที่คุณจดทะเบียนนิติบุคคล ย่อมมีกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้อง หากคุณทำผิดพลาดในส่วนใด อาจได้รับโทษหรือปรับตามที่กฎหมายระบุไว้
วิธีจัดเอกสารส่งสำนักงานบัญชี
การใช้บริการสำนักงานบัญชี จะทำให้ผู้ประกอบการต้องจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง และส่งให้กับทางสำนักงานบัญชี เพื่อเป็นหลักฐานในการลงบัญชีตามความเป็นจริงอย่างถูกต้อง
ซึ่งวิธีจัดเอกสารส่งสำนักงานบัญชี ที่ช่วยให้คุณเข้าใจได้ง่ายมากยิ่งขึ้น จะถูกแบ่งออกเป็นทั้งหมด 5 เอกสารหลักด้วยกัน คือ
1 – เอกสารรายการเดินบัญชี
ผู้ประกอบการที่มีการจดทะเบียนในรูปแบบของนิติบุคคล จะต้องส่งเอกสารรายการเดินบัญชี หรือ Statement เพื่อช่วยให้เราได้ทราบว่ากิจการที่กำลังดำเนินอยู่ มีรายรับ – รายจ่าย เป็นจำนวนเท่าไหร่ และถ้าผู้ประกอบการมีบัญชีธนาคารมากกว่า 1 บัญชี ต้องนำรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารส่งให้กับทางสำนักงานบัญชี จะได้นำไปบันทึกบัญชีประจำเดือน
นอกจากเอกสารรายการเดินบัญชี จะช่วยให้คุณได้รู้ถึงการเคลื่อนไหวของเงินแล้ว จะต้องมีการนำเอกสารขายและเอกสารซื้อ มาใช้เป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบ ว่าคุณได้รับเงินครบแล้วหรือยัง หรือจ่ายเงินตรงกันไหม เพื่อเช็กว่าข้อมูลที่นำไปลงบัญชีกับยอดคงเหลือในแต่ละเดือนตรงกันหรือไม่ เช่น รายการเดินบัญชีของบริษัทเหลือ 1 ล้านบาท ในบัญชีที่ลงก็ต้องเหลือ 1 ล้านบาท เช่นกัน
2 – เอกสารการขาย
เอกสารขายจะประกอบไปด้วยเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจค้าขาย ซึ่งเอกสารแต่ละใบจะมีขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกันออกไป
- ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่เอาไว้สำหรับแจ้งให้ลูกค้าได้ทราบว่า สินค้าที่คุณซื้อหรือใช้บริการคืออะไร, มียอดเงินเป็นจำนวนเท่าไหร่ และบอกรายละเอียดของวิธีการรับชำระ เพื่อเอาไว้สำหรับเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
- ใบเสร็จรับเงิน – ใบกำกับภาษี ถือว่าเป็นเอกสารจำเป็นที่ต้องมี เพราะใบเสร็จสามารถช่วยยืนยันได้ว่า ผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อหรือลูกค้า ที่ทำการชำระค่าสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว และถ้าธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็ต้องทำการใส่ข้อมูลในใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง เพื่อนำไปยื่นแบบแสดงรายการ ภ.พ.30 ให้กับทางกรมสรรพากร
- ใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หากคุณเป็นผู้ขายที่มีกิจการในรูปแบบของค่าบริการ เมื่อไหร่ที่ลูกค้าทำการชำระเงิน จะมีหน้าที่โดนหักภาษี ณ ที่จ่าย นอกจากลูกค้าต้องทำการจ่ายเงินแล้ว ยังมีหน้าที่ทำใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และส่งให้กับคุณ เพื่อทำการเก็บข้อมูลส่งให้กับทางสำนักงานบัญชี
3 – เอกสารการซื้อสินค้า
เอกสารการซื้อสินค้าจะมาในรูปแบบของธุรกิจ ที่มีจำหน่ายให้กับคุณเพื่อซื้อและขายไป หรือสั่งซื้อสินค้าที่นำไปผลิตในธุรกิจของตัวเอง โดยเอกสารการซื้อสินค้าที่คุณต้องส่งให้กับทางสำนักงานบัญชี มีดังนี้
- ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่ทางผู้ขายจะส่งให้กับลูกค้าหรือคุณ เพื่อให้คุณได้รู้ว่ามีค่าสินค้าอะไรที่ต้องจ่าย, ราคาเท่าไหร่ และต้องชำระภายในวันไหน ถือว่าเป็นการบอกรายละเอียดให้คุณทราบ ตามเงื่อนไขที่ตกลงกันเอาไว้
- ใบรับสินค้า เอกสารใบนี้จะช่วยยืนยันให้กับคุณ ว่าทางผู้ขายได้ส่งสินค้าแล้ว โดยมีรายการและจำนวนตรงตามยอดที่ได้ซื้อ ซึ่งสิ่งที่สำคัญต่อการซื้อสินค้าเป็นอย่างมาก คือ ลายเซ็นของผู้ขาย – ผู้ซื้อ
- ใบเสร็จรับเงิน ทางผู้ขายจะต้องออกใบเสร็จรับเงิน เพื่อระบุรายการสินค้า, ราคา และเป็นหลักฐานว่ามีการขายอย่างถูกต้อง โดยทางคุณได้ทำการซื้อสินค้าจริง
4 – เอกสารค่าใช้จ่าย
ในส่วนของเอกสารค่าใช้จ่าย จะไม่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้า เพราะเป็นเงินที่คุณต้องเสียให้กับงานจ้างทำหรืองานบริการ ไม่ว่าจะเป็น จ้างงานฟรีแลนซ์, ค่าเช่า, ค่าโฆษณา เป็นต้น
- ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี มีลักษณะของเอกสารคล้ายกับการซื้อสินค้า เพียงแค่รายละเอียดจะเป็นเรื่องของงานจ้างทำหรือค่าบริการ พร้อมกับระบุราคาว่าต้องจ่ายเท่าไหร่ และมีการชำระตามกำหนดภายในวันไหน
- ใบเสร็จรับเงิน ในธุรกิจที่มีการให้บริการ จะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้กับคุณเช่นกัน เพราะถือว่าเป็นหลักฐานที่ช่วยยืนยันให้กับคุณ ว่ามีการจ่ายเงินให้แก่ผู้ให้บริการเรียบร้อยแล้ว
- ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย หากคุณมีการว่าจ้างงานในรูปแบบของงานบริการ เมื่อถึงเวลาที่จ่ายเงินคุณต้องออกใบรับรองการหัก ณ ที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์
หลังจากนั้นให้เก็บสำเนาทั้งใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชี จะได้ทำการยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53
5 – เอกสารการจ่ายเงินเดือน
บริษัทที่มีการจดทะเบียนนิติบุคคล และจ้างพนักงานมากกว่า 1 คนขึ้นไป จะต้องมีการจัดทำเอกสารเงินเดือน เพื่อทำให้รู้ว่าคุณมีการจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นจำนวนเท่าไหร่ในแต่ละเดือน
โดยเอกสารจะเป็นเหมือนกับ ‘รายงานสรุปเงินเดือน’ ที่มีการระบุถึงพนักงานแต่ละคน ว่ามีรายได้ (เงินเดือน, ค่าตำแหน่ง, ค่าแรงวันหยุด และค่าเบี้ยเลี้ยง เป็นต้น) และรายการหัก (หักขาดงาน, หักมาสาย, หักภาษี และหักประกันสังคม เป็นต้น) เพื่อที่จะได้รู้ว่ามีการจ่ายสุทธิอยู่ที่เท่าไหร่
หากคุณส่งรายงานสรุปเงินเดือนให้กับสำนักงานบัญชี ทางสำนักงานบัญชีก็จะดำเนินการยื่นให้กับประกันสังคม และ ยื่น ภ.ง.ด.1 ให้กับกรมสรรพากร หลังจากนั้นสำนักงานบัญชีก็จะแจ้งให้กับคุณได้ทราบว่าต้องมีการชำระเงินเป็นจำนวนเท่าไหร่ ซึ่งบริการในการดำเนินงานก็จะอยู่กับคุณที่ตกลงกันเอาไว้กับสำนักงานบัญชี
ทำไมคุณถึงควรจ้างสำนักงานบัญชี?
- ช่วยให้การจัดทำบัญชีถูกต้อง หากคุณใช้บริการจากสำนักงานบัญชี จะทำให้การบันทึกทางบัญชีอย่าง รายรับ, รายจ่าย หรือบัญชีประเภทอื่นๆ ที่มีความเกี่ยวข้องถูกจัดทำให้ถูกต้อง เพราะการดำเนินงานจะมีผู้เชี่ยวชาญทางด้านบัญชีดูแล และทำให้คุณได้รับคำแนะนำในเรื่องของการจัดเก็บเอกสาร รวมไปถึงให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบัญชี เป็นการช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลกับปัญหาทางด้านบัญชีอีกต่อไป
- ลดต้นทุนในการดำเนินกิจการ การจ้างสำนักงานบัญชี ถือว่าเป็นการลดต้นทุนทั้งทรัพยากรบุคคล และอุปกรณ์ได้เป็นอย่างดี เพราะนอกจากคุณจะต้องจ้างพนักงานจัดทำบัญชี ที่มีการเสียค่าใช้จ่ายในรูปแบบของค่าจ้างเป็นรายเดือนแล้ว ยังรวมไปถึงค่าเครื่องคอมพิวเตอร์, ค่าโปรแกรมทางบัญชี และเครื่องมืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง จึงทำให้การใช้บริการสำนักงานบัญชีช่วยคุณลดค่าใช้จ่ายได้ เพราะการทำบัญชีแบบเริ่มต้น อาจมีราคาเพียงแค่หลักพันต่อเดือน แต่ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร
- อำนวยความสะดวกต่อการทำงาน ผู้ประกอบการที่เป็นมือใหม่ หรือไม่คุ้นชินกับการทำบัญชี การที่มีสำนักงานบัญชีเข้ามาช่วยจัดการ จะทำให้การดำเนินงานทางด้านบัญชีเป็นเรื่องง่าย เพราะบางทีมีการรับเอกสาร เพื่อทำการบันทึกบัญชี ร่วมกับการคำนวณและยื่นแบบภาษีให้กับทางกรมสรรพากร หากถึงรอบที่ต้องยื่นแบบภาษีหรือนำส่งงบการเงิน จะช่วยแจ้งเตือนให้คุณได้ทราบ
- ได้มีที่ปรึกษาทางด้านบัญชี การดำเนินธุรกิจที่มีการจดทะเบียนนิติบุคคล จะทำให้มีรายละเอียดที่ค่อนข้างเยอะขึ้นทางด้านบัญชี เช่น การหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่ละประเภทก็จะมีเปอร์เซ็นต์ที่แตกต่างกัน หรือการออกใบกำกับภาษี (VAT) จะต้องมีรายละเอียดที่ถูกต้อง เป็นต้น ซึ่งการใช้บริการสำนักงานบัญชี จะทำให้คุณมีที่ปรึกษาและให้คำแนะนำ ช่วยให้การทำงานของธุรกิจผ่านไปได้อย่างราบรื่น
หากคุณอ่านมาถึงตรงนี้ก็คงจะรู้แล้วว่าการใช้บริการสำนักงานบัญชี จะช่วยให้การเงินเป็นเรื่องที่ง่ายมากยิ่งขึ้น เพียงแค่คุณรู้วิธีจัดเอกสารส่งที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็น เอกสารรายการเดินบัญชี, เอกสารการขาย, เอกสารการซื้อสินค้า, เอกสารค่าใช้จ่าย และเอกสารการจ่ายเงินเดือน
สำหรับใครที่กำลังทำบัญชีให้กับธุรกิจของตัวเองอยู่ กลับพบว่ามีเอกสารตั้งมากมาย จนชวนให้เกิดการสับสนและวุ่นวาย แนะนำให้ติดต่อมาที่ นรินทร์ทอง เพราะเราเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ทำให้การเงินเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ
อยากใช้บริการสำนักงานบัญชีที่ได้มาตรฐาน ติดต่อ นรินทร์ทอง!
บริษัท นรินทร์ทอง จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านบัญชี และภาษี รวมไปถึงการจดทะเบียนนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบ บริษัท หรือห้างหุ้นส่วน ด้วยประสบการณ์ที่ให้บริการมากกว่า 20 ปี โดยมีบริการให้คุณได้เลือกใช้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น
- การส่งภาษีอากร ทางเราสามารถยื่นภาษีให้ได้ โดยที่คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการจัดเตรียมเอกสาร รวมไปถึงรับจัดทำรายงาน และให้คำปรึกษาทางด้านภาษี
- รับจดทะเบียนบริษัท เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทของคุณ โดยไม่ต้องกังวลกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นจากการจดทะเบียน เพราะเราสามารถช่วยคุณได้
- งานทางด้านการเงิน จะเป็นการดำเนินเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการยื่นแบบเงินเดือน และประกันสังคมของพนักงานที่ทำงานอยู่ภายในบริษัท
- ให้บริการรับทำบัญชี หากใครที่กำลังรู้สึกว่าการทำบัญชีนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก และมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นมากมายภายในบริษัท ทางเราพร้อมที่จะดูแลคุณ
หากมีข้อสงสัยสามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่…
Facebook : NarinthongOfficial
E-mail : narinthong.ac@gmail.com
Line : @Narinthong
Tel : 081-627-6872 , 02-404-2339
